La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne : une étape incontournable pour les employeurs

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une démarche obligatoire pour tous les employeurs avant d’embaucher un salarié. Elle permet de s’assurer que le nouvel employé est bien déclaré auprès des organismes sociaux et qu’il bénéficie ainsi de la protection sociale en vigueur. Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la DPAE en ligne, ses avantages, les étapes à suivre et les erreurs à éviter.

Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

La Déclaration préalable à l’embauche est une formalité administrative qui doit être réalisée par l’employeur avant d’embaucher un salarié, quelle que soit la durée du contrat de travail (CDI, CDD, intérim, apprentissage…). Elle vise à informer les organismes sociaux de la future embauche et à garantir les droits du nouvel employé en matière de protection sociale (santé, retraite, chômage…).

La DPAE doit être effectuée auprès de l’Urssaf pour les employeurs du secteur privé ou auprès de la MSA (Mutualité sociale agricole) pour ceux relevant du régime agricole. La déclaration peut se faire par courrier, par téléphone ou en ligne via les services dédiés des organismes concernés.

Quels sont les avantages de la DPAE en ligne ?

La DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour les employeurs :

• Simplicité : la démarche est plus rapide et plus simple qu’un envoi par courrier ou un appel téléphonique, avec un formulaire pré-rempli et une aide en ligne disponible.
• Gain de temps : la déclaration en ligne permet de gagner du temps, notamment grâce à l’absence de délai postal et à la possibilité de réaliser la démarche à tout moment (24h/24, 7j/7).
• Sécurité : les informations transmises sont protégées et les risques d’erreur ou d’oubli sont réduits grâce aux contrôles automatiques effectués lors de la saisie des données.
• Accusé de réception immédiat : un accusé de réception électronique est délivré dès que la déclaration est validée, ce qui constitue une preuve du respect de l’obligation légale.
• Suivi : il est possible de consulter et gérer ses DPAE en ligne, ainsi que d’accéder aux statistiques et aux historiques des déclarations réalisées.

Comment effectuer une DPAE en ligne ?

Pour réaliser une DPAE en ligne, voici les étapes à suivre :

1. Inscription : l’employeur doit d’abord s’inscrire sur le site de l’Urssaf (net-entreprises.fr) ou de la MSA (msa.fr), en fournissant ses identifiants SIRET et le code APE de son entreprise.
2. Création d’un compte : une fois inscrit, l’employeur doit créer un compte utilisateur en renseignant son adresse e-mail et un mot de passe. Un courriel de confirmation sera envoyé pour activer le compte.
3. Accès au service DPAE : après activation du compte, l’employeur peut accéder au service DPAE en ligne en se connectant avec ses identifiants.
4. Saisie des informations : le formulaire de déclaration préalable à l’embauche doit être complété avec les informations relatives à l’employeur et au salarié concerné (identité, coordonnées, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale…), ainsi qu’à la nature et aux conditions du contrat de travail (type, durée, rémunération…).
5. Vérification et validation : avant de valider la déclaration, il est important de vérifier que toutes les informations saisies sont exactes. Une fois validée, la DPAE ne pourra plus être modifiée.
6. Réception de l’accusé de réception : un accusé de réception électronique est délivré immédiatement après validation de la déclaration, attestant que l’obligation légale a été respectée.

Il est important de noter que la DPAE doit être effectuée au moins 8 jours avant la date d’embauche prévue, afin de respecter le délai légal imposé par la loi.

Quelles sont les erreurs à éviter lors de la réalisation d’une DPAE en ligne ?

Voici quelques erreurs courantes à éviter lors de la réalisation d’une DPAE en ligne :

• Oublier des informations obligatoires : certaines données sont indispensables pour valider la déclaration, notamment l’identité et les coordonnées du salarié, ainsi que les caractéristiques du contrat de travail. Il est donc primordial de s’assurer que toutes les informations requises sont renseignées.
• Fournir des informations erronées : il est essentiel de vérifier l’exactitude des données saisies, car une erreur peut entraîner des conséquences pour l’employeur (retard dans le traitement de la déclaration, risque de sanction…).
• Omettre le délai légal : comme mentionné précédemment, la DPAE doit être réalisée au moins 8 jours avant la date d’embauche prévue. Ne pas respecter ce délai peut exposer l’employeur à des pénalités financières.
• Ne pas conserver l’accusé de réception : cet élément constitue la preuve que l’obligation légale a été respectée. Il est donc important de le conserver précieusement, en cas de contrôle ultérieur.

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en ligne est une étape incontournable pour les employeurs souhaitant embaucher un salarié. En suivant les étapes décrites ci-dessus et en évitant les erreurs courantes, cette démarche administrative peut être réalisée rapidement et efficacement, pour le bénéfice de toutes les parties concernées.